数据的分类汇总

[例]将“人事档案”数据清单按部门进行分类汇总。

（1）单击单元格F9，单击“常用”工具栏中的“升序”按钮 。数据清单按“部门”字段值升序排列，使同一部门的记录集中在一起。

（2）选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，（3）在“分类字段”列表框中，选择“部门”作为分类汇总的关键字。

在“汇总方式”列表框中选用“求和”。

求和只能对数据清单中所有数值型字段进行汇总。本例选用“工资”字段。（4）单击“确定”按钮。

数据透视表

建立数据透视表：（1）选择数据清单中的任一单元格。

（2）选择“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之1”对话框，（3）选中“Microsoft Excel数据清单或数据库”选项，以指定产生数据透视表的源数据；选中“数据透视表”选项，以指定所要创建透视表的类型。

（4）单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之2”对话框。此时，对话框中的“选定区域”输入框中已自动指定了整个数据清单区域，

（5）单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和表格透视图向导－3步骤之3“对话框，选用“现有工作表”或“新建工作表”。

（6）单击“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导－布局”对话框，

1）“页”字段区：用于放置按页显示的字段，该字段用来筛选显示数据。

2）“行”字段区：用于放置作为行标题的字段。

3）“列”字段区：用于放置作为列标题的字段。

4）“数据”字段区：用于放置数据透视表中显示的数据，相当于选择了用于分类汇总的数据。

（7）将对话框右边的字段名“**”拖放到“页”字段区，其它类似。